Podpis elektroniczny – rewolucja w zamówieniach publicznych

W ślad za dyrektywami Unii Europejskiej, przepisy polskiego prawa wprowadziły podstawowy zakres obowiązkowej elektronizacji z dniem 18 października 2018 roku. Obejmuje on postępowania o wartościach powyżej progów unijnych, które zostały wszczęte po wskazanej wyżej dacie. Elektronizacja pozostałych postępowań dla większości zamawiających nastąpi na początku 2020 roku.

Zgodnie z art. 10a ust. 1 Pzp, w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Definicja środków komunikacji elektronicznej została sformułowana w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 r., poz. 1219 z późn. zm.). Są to o rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość, przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej.

Jak podaje Arkadiusz Szyszkowski, autor licznych publikacji na temat zamówień publicznych, w tym komentarzy do ustawy Pzp, komunikacja między zamawiającym a wykonawcami mogłaby odbywać się za pomocą zwykłej poczty elektronicznej, do czego nie potrzeba żadnych złożonych elektronicznych systemów wspomagających. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii związanych z elektronizacją zamówień publicznych, bowiem oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz JEDZ mają podwyższone wymogi techniczne.

Oferta elektroniczna i kwalifikowany podpis elektroniczny w ujęciu praktycznym

Stosownie do art. 10a ust. 5 Pzp, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz JEDZ, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oprócz oferty elektronicznej, wymóg korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego został wprowadzony m.in. przy poświadczaniu za zgodność z oryginałem elektronicznych kopii oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U., poz. 1126).

Zarówno zamawiający, jak i wykonawcy, powinni zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii, używając podpisu elektronicznego. Jak podaje Arkadiusz Szyszkowski, najczęściej używane dokumenty elektroniczne generują jeden z dwóch typów podpisów – wewnętrzny i zewnętrzny. Podpis elektroniczny wewnętrzny to taki, który zostaje umieszczony wewnątrz podpisywanego pliku. Informację o podpisie użytkownik może znaleźć w specjalnym panelu wyświetlającym się po otwarciu dokumentu. Do tej grupy zalicza się pliki z rozszerzeniem .pdf. Podpis elektroniczny wewnętrzny nieznacznie (o kilkadziesiąt kilobajtów) zwiększa rozmiar pliku. Dla ważności podpisu elektronicznego nie ma znaczenia, czy pod treścią dokumentu, jaka wyświetla się po jego otwarciu, figuruje imię, nazwisko, funkcja lub stanowisko osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny oraz prawidłowo złożony, jeśli wynika to z informacji wyświetlających się we wspomnianym panelu. Z kolei podpis elektroniczny zewnętrzny jest zawarty w odrębnym pliku niż podpisywany i posiada rozszerzenie .xades. Po złożeniu podpisu generuje się w tym samym katalogu, w którym jest umieszczony plik podpisywany, o ile oprogramowanie do składania podpisu elektronicznego nie ma odmiennych ustawień.

Oferta elektroniczna z perspektywy zamawiającego i wykonawcy

Zgodnie z przyjętą nowelizacją ustawy Pzp,  do udziału w zamówieniach publicznych konieczne będzie przesyłanie co najmniej jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Aby ułatwić możliwość elektronicznej wysyłki JEDZ, Komisja Europejska stworzyła narzędzie o nazwie eESPD (jednolity europejski dokument zamówienia), które pozwala na elektroniczne wypełnienie i wysłanie JEDZ. Z pomocą niniejszego serwisu wykonawca może wypełnić formularz utworzony przez zamawiającego, a następnie wydrukować go lub wyeksportować w formacie xml. Tak przygotowany formularz, po opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, może zostać przekazany zamawiającemu.

Dr Andrzela Gawrońska-Baran, była Wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, autorka komentarzy do ustawy Pzp oraz licznych prac na temat zamówień publicznych, dodaje, że należyta staranność ze strony zamawiającego podczas dokonywania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wymaga zawsze sprawdzenia w pierwszej kolejności, czy JEDZ oraz oferta elektroniczna zostały podpisane przez uprawnioną do tego osobę, np. ujawnioną w Krajowym Rejestrze Sądowym bądź działającą na podstawie pełnomocnictwa.

Konferencja zamówień publicznych – jaki jest zakres odpowiedzialności podmiotów zbiorowych w zamówieniach publicznych?

W jaki sposób JEDZ i oferta elektroniczna powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aby uniknąć ich nieważności i zapewnić prawidłową weryfikację podpisu? Czy zamawiający może zaakceptować skan oferty opatrzonej najpierw własnoręcznym podpisem, a następnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Jak w praktyce zamawiający może poprawić błąd w ofercie elektronicznej? Dowiedzą się tego Państwo uczestnicząc w XV Konferencji Zamówień Publicznych, która odbędzie się 23 maja 2019 roku w Warszawie. Tematem przewodnim wydarzenia jest nowa wizja zamówień publicznych i przełom w elektronizacji w 2019 roku. Podczas panelu specjalnego zamykającego konferencję prelegenci przedstawią ofertę elektroniczną z dwóch perspektyw – zamawiającego i wykonawcy. Uczestnicy wydarzenia poznają najnowsze zmiany prawne w postępowaniach o zamówienie publiczne i dowiedzą się, jaka jest odpowiedzialność podmiotów zbiorowych w zamówieniach publicznych według zmienionej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione.

Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych w zamówieniach publicznych

W dniu 11 stycznia 2019 roku do Sejmu trafił projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, po uprzednim przyjęciu go przez Radę Ministrów. Na stronie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów można przeczytać, że odpowiedzialność podmiotów zbiorowych za czyny zabronione jest istotnym elementem przeciwdziałania i zwalczania przestępczości gospodarczej i skarbowej, w tym także o charakterze korupcyjnym.  Z uwagi na nieskuteczność dotychczas obowiązujących przepisów, resort sprawiedliwości przygotował propozycję rozwiązań, które mają wzmocnić w przedsiębiorcach poczucie odpowiedzialności za prowadzoną przez nich działalność. Aby ułatwić Państwu przygotowanie się do zmian prawnych w postępowaniach o zamówienie publiczne, założenia projektowanych przepisów zostaną omówione podczas XV Konferencji Zamówień Publicznych.